Proyectos de tecnología de Información

En el contexto de la Transformación Digital de la organización,
el BANHVI dio continuidad en 2021 a una serie de iniciativas estratégicas, que,
entre otros alcances, incluye tres proyectos de Tecnologías de Información que
buscan hacer más eficientes nuestros procesos internos, tanto financieros, como
administrativos, de control y gestión para el otorgamiento del Bono Familiar de
Vivienda. Los avances han sido los siguientes:
1- Optimización de Procesos y
Tecnologías de Información Medulares para los Usuarios de Servicios (OPTIMUS)
Como parte de la mejora de los procesos internos de la
Institución relacionados con la gestión del Bono Familiar de Vivienda y las
gestiones de; intermediación financiera, presupuestaria, financiero contable y
de procesos internos de control de la organización; se ha emprendido un
esfuerzo para dotar al Banco de una herramienta tecnológica de clase mundial,
que permita estandarizar e integrar todos esos procesos institucionales en una
sola plataforma homogénea.
Herramienta o solución de clase mundial es aquella que cuenta
con múltiples módulos integrados y probados a través de una gran cantidad
instalaciones alrededor del mundo (al menos en 100 países), que sigue las
mejores prácticas de la industria y que cuenta con centros de soporte
certificados alrededor del mundo. Una de las empresas más reconocidas a nivel
mundial que se encargan de investigar, analizar y clasificar soluciones de
clase mundial es la compañía Gartner.
Este esfuerzo se ha conceptualizado en la Institución en un
contexto de transformación tecnológica integral y el mismo estableció en
febrero del 2021, la incorporación de un director externo, con la experiencia
necesaria en este tipo de implementaciones y que guíe al Banco a la opción
tecnológica que más beneficios le brinde a la ciudadanía costarricense en términos
de agilidad, eficiencia y simplificación de trámites. De ahí se define que este
esfuerzo se llevará a cabo con la implementación del proyecto denominado
Optimización de Procesos y Tecnologías de Información Medulares para los
Usuarios de Servicios del BANHVI (OPTIMUS), el cual incorpora las siguientes
áreas funcionales del Banco:
·
Dirección
FOSUVI
·
Dirección
FONAVI
·
Departamento
de Tesorería
·
Departamento
Financiero Contable
·
Dirección
administrativa.
·
Proveeduría
·
Recursos
Humanos
·
Subprocesos
de apoyo, asociados a las áreas referidas.
El Proyecto está definido para llevarse a cabo en 3 etapas de
12 meses cada una, sobre una Plataforma en NUBE, que para algunos procesos se
establecerá con un modelo de NUBE tipo SaaS (Software as a Service)
y para otros procesos con un Modelo de NUBE tipo PaaS (Platform
as a Service) con Servicios Administrados. De manera
general las etapas a desarrollar son las siguientes:

Etapa 1: se implementarán las funcionalidades de los procesos asociados al
análisis, formalización, aprobación y emisión del Bono Familiar de Vivienda que
gestiona la Dirección del Fondo de Subsidio para la Vivienda (FOSUVI), que
conforme los requisitos definidos por ley le son aplicables a cada postulante
de bono.
Etapa 2: se automatizarán los procesos del área del Fondo Nacional para la
Vivienda (FONAVI) y Fondo de Garantías, incorporando procesos de captación de
dinero a través de la Bolsa y ventanilla, procesos de administración de cartera
de crédito, así como planeación y ejecución de presupuesto, procesos contables,
procesos de administración de inversiones, entre otros alcances definidos.
Etapa 3: se automatizarán procesos del área de Recursos Humanos, Proveeduría
(compras e inventarios) y Administración de Activos Fijos, así como los
procesos de planificación y ejecución de presupuesto y de los procesos
contables.
Mediante estudio de mercado se identificaron los elementos
que permitirán entender las soluciones del entorno con las que se atenderán las
necesidades de automatización y generación de información asociadas con el
proyecto de transformación de la plataforma tecnológica del Banco,
identificando de manera estratégica, fuentes de beneficio, costo e implicaciones
en términos de recursos requeridos y riesgos asociados.
A inicios del año 2022, se publicó el cartel de licitación
para la contratación del Proyecto OPTIMUS y se espera que, para inicios de
abril del 2022, haya sido seleccionado la empresa implementadora, de manera que se inicie con
la ejecución del Proyecto.
2- Proyecto de Implementación
del Expediente Electrónico
El objetivo de este proyecto consiste en que a través de una
solución tecnológica el BANHVI, junto con las entidades autorizadas del SFNV,
agilice los procesos de trámite, análisis y aprobación, necesarios para el
otorgamiento del Bono Familiar de Vivienda.
A través de esta implementación se busca que todos los
documentos físicos y requisitos relacionados con el otorgamiento del subsidio,
se validen y tramiten de manera electrónica y digitalizada; desde el momento en
que son presentados por el postulante en una entidad autorizada, hasta el
momento en que el solicitante recibe el subsidio, así como el seguimiento
posterior respectivo.
Como parte de los alcances del proyecto, está el hecho de que
el BANHVI cuente con acceso electrónico a varias instituciones privadas y del
Estado costarricense como la Caja Costarricense del Seguro Social, la Dirección
General de Migración y Extranjería, el Tribunal Supremo de Elecciones, las
municipalidades, el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos, entre otras;
con el fin de atender la integración y simplificación de trámites, de los
sistemas de información de las instituciones públicas del país.
Acorde con los alcances funcionales definidos para este
desarrollo, el proyecto se dividió en fases:
Fase 1: concluyó en 2019 y consistió en realizar un plan
piloto de digitalización de documentos con una entidad autorizada, como parte
del proceso de levantamiento automático de requisitos para la formalización y
aprobación del subsidio de vivienda. Con la experiencia cosechada de dicho
plan, se busca trasladar las ventajas de la digitalización de documentos y
simplificación de trámites, al resto de entidades autorizadas del país.
Fase 2: finalizó en 2021 y tuvo el objetivo de que, a través
de la misma plataforma tecnológica adquirida en el año 2019, se lograran
simplificar los tiempos administrativos y de ejecución de cada uno de los
proyectos de construcción viviendas gestionados por el Departamento Técnico de
la Dirección FOSUVI (modalidades S-001, S-002, S-003, S-004 y S-005). Para esos
efectos se logró realizar un plan piloto de digitalización de los requisitos de
construcción con una entidad autorizada, como parte del proceso de
levantamiento automático de documentos para la formalización y aprobación del
subsidio de vivienda establecido para cada proyecto habitacional. Con la
experiencia cosechada en dicho Plan, se iniciará la migración de la digitalización
de documentos y simplificación de trámites, al resto de entidades autorizadas
del país.
3- Implementación Proyecto
Acuerdo SUGEF 14-17
Como parte de la normativa establecida por la
Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF) y lo solicitado en
las Normas Técnicas para la Gestión y Control de las Tecnologías de Información
de la Contraloría General de la República (CGR) que le aplican al Banco, a
partir del año 2020, se inició con la implementación de un proyecto que le
permitirá al BANHVI, aplicar y cumplir con las mejores y sanas prácticas en
materia de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones.
Este proyecto se basa en el estándar mundial del marco de
referencia del COBIT 5® (Control Objectives for Information and related Technology, por sus
siglas en inglés) y busca mejorar íntegramente la calidad y agilidad de los
servicios prestados por el Banco, a toda la ciudadanía costarricense.
El proyecto tiene un horizonte de implementación de 4 años
que se establecieron a partir del mes de febrero del 2020 hasta febrero del
2024. Durante el 2021 se logró un avance importante en la ejecución del
Proyecto. Con esto, laiInstitución se acerca de
manera adecuada a cumplir con las normativas establecidas por la SUGEF, en
cuanto la sana práctica de la Gestión Institucional de las Tecnologías de
Información y Telecomunicaciones.
Continuidad de Servicios de Tecnologías de Información del BANHVI ante la
pandemia del Covid-19
Con el fin de garantizar la prestación de los servicios de
Tecnologías de Información y Comunicaciones del BANHVI hacia la ciudadanía
costarricense, que permita desde todo punto de vista, mejorar la calidad de
vida de los ciudadanos; la institución se ha mantenido actualizando y
reforzando sus herramientas tecnológicas, para mitigar de manera efectiva las
situaciones adversas provocadas a nivel mundial por la pandemia del Covid-19.
Dentro de los principales esfuerzos realizados por el BANHVI en el periodo
2020-2021, se pueden citar:
·
Estabilidad
de la plataforma tecnológica de servicios que garantiza el cumplimiento de
Metas Estratégicas y Operativas a nivel Institucional.
·
Lo
aspectos técnicos configurados y relacionados con el teletrabajo, mostraron su
efectividad, de manera que los servicios de comunicación remota, telefonía,
videoconferencias, correo electrónico, operación de los sistemas de información
y otros servicios colaborativos; han estado disponibles en un 99.9% del tiempo.
·
Actualmente
y conforme la modalidad de trabajo establecido por la el BANHVI, todos los
colaboradores tienen la posibilidad técnica de realizar su trabajo remoto
mediante la figura del teletrabajo, amparados en mecanismos de Cyberseguridad actualizados y gestionados de manera
adecuada.
·
Se
cuenta con enlaces encriptados y protectores anti-intrusos
para las conexiones de los teletrabajadores a fin de que el acceso este
protegido (conexión cifrada) e ininterrumpido.
Se han habilitado herramientas y medios para el trabajo
colaborativo remoto, efectivo y eficiente, lo que ha mejorado el trabajo en
equipo y la comunicación entre funcionarios, Junta Directiva e instituciones
externas.